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米克爾森（peterchristianherslebkjerschowmichelsen，1857年－1925年），北歐挪威政治家。
編者按：提到時間管理，很多人都不約而同地認(rèn)為，通過待辦事項清單，并設(shè)置各項安排的預(yù)計耗費(fèi)時間，就可以更好地管理并規(guī)劃自己的時間。然而，jotform公司ceoaytekintank卻認(rèn)為，這種方法并不科學(xué)。aytekin稱，大多數(shù)人在進(jìn)行日程安排時，并不能準(zhǔn)確地預(yù)估并計劃各事項所需的時間。因此，以計劃時間為主的待辦事項清單，無法解決真正的問題。aytekin認(rèn)為，真正重要的是，關(guān)注優(yōu)先處理的重要事項，同時找到自己在一天中效率的時間段。這篇文章翻譯自aytekin原創(chuàng)的高效工作系列文章，原標(biāo)題為escapethetyrannyoftheto-dolist:howtoscheduleyourpriorities,notyourtime，希望對你有所啟發(fā)。圖片來源：經(jīng)營一家公司，每天都會遇到很多事情。其中，不乏比較重要又比較緊急的事情。對此，我們基本上沒有辦法回避。所以，只有通過更高效地利用自己的時間，從而解決這個問題。但我相信，我們所了解的時間管理方法，都不正確。從我們小時候開始做家庭作業(yè)開始，以及在后期各種興趣愛好的練習(xí)當(dāng)中，我們學(xué)習(xí)到，時間管理即意味著要根據(jù)自己的時間來對日程事項進(jìn)行排序。然而，正如著有暢銷書《成功人士的7個習(xí)慣》的作者、管理大師史蒂芬·柯維（stephencovey）而言，時間管理的關(guān)鍵，是規(guī)劃自己的優(yōu)先事項。根據(jù)某項調(diào)查顯示，只有17%的調(diào)查對象可以正確地預(yù)估自己在某事項上所耗費(fèi)的時間。這就是所謂的“計劃謬誤”（theplanningfallacy），又稱作“積極性偏差”（positivebias），導(dǎo)致我們在進(jìn)行規(guī)劃時，會極大地低估我們在每項待辦事項上將要耗費(fèi)的時間。比如，我們可能會計劃用3小時來做一個ppt。然而，你僅僅在背景調(diào)研環(huán)節(jié)就用了四個小時。在加拿大滑鐵盧大學(xué)（universityofwaterloo）針對積極性偏差展開的一項調(diào)研中，調(diào)研人員在調(diào)查對象身上都可以發(fā)現(xiàn)計劃謬誤的身影。這些調(diào)查對象在對不同工作事項進(jìn)行時間預(yù)估和安排時，會參照自己在某拿手事項上所耗費(fèi)的時間，從而出現(xiàn)不同計劃相同時間的安排（當(dāng)然這些時間包括休息時間、思考時間以及可能出現(xiàn)注意力分散的時間等）。通常情況下，我們可能根本無法確認(rèn)，某項工作到底需要多少時間來完成。所以，我們不應(yīng)該再做預(yù)估時間這樣的無用功了。圖片來源：@glenncarstenspeters在我自己的公司，在做項目規(guī)劃時，我們幾乎從來都不設(shè)置后期限。相比于在待辦事項之前的方框中打勾所帶來的滿足感，我們更加關(guān)注于怎么把工作完成得更好。我們的團(tuán)隊有足夠的自由，去嘗試不同的想法，探索不同的領(lǐng)域，并且為430萬在線用戶提供**的解決方案。而這一切的背后，都聽不到時鐘的嘀嗒嘀嗒聲。正如美國第34任**德懷特·艾森豪威爾（dwightd.eisenhower）曾經(jīng)所說：重要的事情很少是緊急的，緊急的事情很少是重要的。按照既定的日程行事（當(dāng)然我們基本上都做不好時間預(yù)估），很容易讓人陷入一個怪圈，并嘗試用待辦事項清單來更好地進(jìn)行日程及時間管理。在沒完沒了的待辦事項清單上不停地打勾，聽起來很有有趣，也會讓人更有動力，但卻很容易找不到重點(diǎn)，忽視本來就很重要的事項。如果在安排某重要事項時，計劃的時間段太少的話，那這一天的日程安排就可能不科學(xué)，從而這一天都可能在與待辦事項上不重要的事項打交道。我經(jīng)常提醒自己，我們忽略的事項，通常都是重要的事項。而這些事項，往往都可以幫助我們在效率管理方面做得更好。通過不斷地關(guān)注重要事項，我們可以達(dá)到一種心流狀態(tài)。根據(jù)**心理學(xué)家米哈里·契克森米哈賴（mihalycsikszentmihalyi）所述，心流狀態(tài)是一種在專注進(jìn)行某種行為時所表現(xiàn)出的心理狀態(tài)。在此狀態(tài)下，人的注意力高度集中，思如泉涌，效率會變得更高，同時還會產(chǎn)生出更多的創(chuàng)意。然而，在嚴(yán)格管理并控制自己時間的前提下，我們卻很難體驗(yàn)這種心流狀態(tài)。當(dāng)然，我們也不應(yīng)該就直接放棄時間管理。與其借助待辦事項清單或者錯誤地預(yù)估時間段，我們其實(shí)可以更好地規(guī)劃一天的日程，并實(shí)現(xiàn)個人的巔峰效率。以下三個步驟，教你如何根據(jù)自身情況進(jìn)行具體的實(shí)踐，希望對你有所啟發(fā)：圖片來源：步：優(yōu)先關(guān)注的，是重要事項，而非緊急事項**個人成長權(quán)威人士博恩·崔西（briantracy）曾說：人生總是不夠時間去完成身邊的每件事情，但總會有時間去完成你認(rèn)為重要的事情。保持你的日程不受時間約束，聽起來有點(diǎn)不可思議，但實(shí)際上卻是實(shí)現(xiàn)巔峰效率的重要因素之一。不過，在開始管理自己的效率之前，你應(yīng)該知道哪些事項值得優(yōu)先關(guān)注。艾森豪威爾清晰地認(rèn)識到重要事項和緊急事項的區(qū)別，并且總結(jié)了一套方法來進(jìn)行時間管理。而柯維則將這套方法公開并普及開來，并且為了保持對該套方法提出者的尊重，還將其命名為艾森豪威爾矩陣。根據(jù)艾森豪威爾矩陣，我們可以清晰地區(qū)別需要立即關(guān)注的事項以及需要花時間的事項。然而，如果錯誤理解并應(yīng)用的話，可能會反過來阻礙效率。艾森豪威爾矩陣一共有四個象限。其中，每個象限都代表著不同的事項解決方法。圖片來源：rutgerw.quak象限是危機(jī)象限。在這個象限中，事項不僅緊急，而且重要。保持關(guān)注象限，會導(dǎo)致壓力巨大、精力疲憊以及其他的關(guān)聯(lián)問題。科維認(rèn)為，長時間關(guān)注象限的人，只會在第四象限中找到解脫。因?yàn)?，第四象限的事項，既不重要，又不緊急。第三象限的事項，是緊急但不重要的事項。比如，明天即將到期的某個在線問卷調(diào)查。在這個象限中，我們會錯誤地把緊急事項當(dāng)作重要事項，其中的事項也基本上是基于他人的期望或關(guān)注點(diǎn)而安排的。在這個象限中，我們會快速地浪費(fèi)寶貴的時間，因此是極其危險的一個象限。后，第二象限的事項，是重要且緊急的事項。據(jù)科維所說，“第二象限是高效個人管理的核心。”真正的高效人士，會留意象限，但關(guān)注的卻是第二象限。在這種狀態(tài)下，我們會關(guān)注機(jī)會，預(yù)防性地進(jìn)行思考，同時會預(yù)留足夠的時間關(guān)注于真正重要的事項。通過艾森豪威爾矩陣來管理任務(wù)事項，我們可以理解到每個項目應(yīng)該投入多少關(guān)注，而不是多少時間。正如科維所說，“這部分的挑戰(zhàn)，并不是時間管理，而是自我管理。”換句話而言，與其計劃在某件事項上投入的時間，不如采取更有效也更有用的方式，認(rèn)清自己的能力，了解怎么才能高效地完成各項任務(wù)。對我而言，帶領(lǐng)并指導(dǎo)自己的團(tuán)隊，是重要但不緊急的事項，屬于第二象限。當(dāng)我們成立新的、規(guī)模為4至5人的跨部門團(tuán)隊時，他們總是會感到困惑，并且不清楚自己的目標(biāo)。我從中得到的教訓(xùn)是，如果沒有人帶領(lǐng)他們，他們的工作成績往往都是亂糟糟的，質(zhì)量也不是**的。然而，如果每周安排一次約15分鐘的例會，聚在一起討論項目，向他們提供必要的指導(dǎo)，并且讓他們意識到他們的工作成績對公司起到的關(guān)鍵作用，他們就可以很快地團(tuán)結(jié)在一起，并產(chǎn)生高效的生產(chǎn)力。圖片來源：simplefocus@travisknight第二步：管理自己的巔峰時段知道如何辨別關(guān)鍵事項后，接下來就可以有戰(zhàn)略性地實(shí)現(xiàn)巔峰效率。在這個階段中，你也可以學(xué)會更好地控制和管理自身的能量水平。當(dāng)手頭上的工作非常順手并且高效工作時，一切的屏障仿佛瞬間都消失了。在這種狀態(tài)下，我們高度專注，并且沉迷于自己的工作。這是一種理想狀態(tài)。很顯然，在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，我們無法刻意回避緊急事項（雖然有時候緊急事項非常單調(diào)乏味），但我們可以知道，什么時候我們可以保持專注狀態(tài)，什么時候又卻是心不在焉的狀態(tài)。在效率巔峰時段，我們會變得更加專注，并且聚焦于解決重要的事項。在這種情況下，我們通常愿意持續(xù)不間斷地保持工作狀態(tài)，同時也很少有精疲力盡的感覺。**化自己的專注時段，不僅可以增加精力，還可以促進(jìn)動力。比如，權(quán)威成功學(xué)大師戴爾·卡耐基（dalecarnegie）曾經(jīng)的一項研究發(fā)現(xiàn)，相比于員工專注力都非常差的公司，如果公司里都是專注力高的員工，那么其業(yè)績表現(xiàn)多可高出202%。此外，**職業(yè)教練佩內(nèi)洛普·特倫克（penelopetrunk）還建議，我們可以把一天的24小時分成兩類時間段，分別用來處理自己喜歡的事情和不喜歡的事情。這種分割方法，有助于提升個人效率。把自己喜歡的事項當(dāng)作一種獎勵，在完成不喜歡的事項后來獎勵自己。當(dāng)然，如果在某事項上出現(xiàn)拖延情況，就直接略過，從而花盡可能多的時間做自己喜歡做的事情，因?yàn)樗鼈兒芸赡苁菍儆诘诙笙薜氖马?。圖片來源：雖然我們無法回避我們不喜歡的事項，但至少我們可以決定什么時候來做這些不喜歡做的事項。實(shí)施項目的時間段，在認(rèn)知表現(xiàn)方面多可以產(chǎn)生20%的差異。有科學(xué)研究表明，你之所以在早上10點(diǎn)可以輕松地解決某個難題，而在下午3點(diǎn)時卻奮力地掙扎著趕后期限，是有因可循的。據(jù)暢銷書《全新思維》（awholenewmind:whyright-brainerswillrulethefuture）一書作者丹尼爾·平克（danielpink）在書中所言，75%的人們在一天中通常會依次經(jīng)歷三個階段：巔峰時段、低谷時段以及恢復(fù)時段，另外25%所經(jīng)歷的三個階段在順序上有所不同：恢復(fù)時段、低谷時段以及巔峰時段。通過追蹤并了解我們在一天中不同時段的表現(xiàn)，我們可以意識到自己的能量水平變化，發(fā)現(xiàn)自己的巔峰時段，并在此時段高效地產(chǎn)出。你可以制作一張表格，并記錄你在全天中的能量水平。同時，還要跟蹤記錄自己的創(chuàng)造力、專注力以及興趣點(diǎn)的變化情況，從而以周為單位，從這些記錄中發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的巔峰時段規(guī)律。一旦找到自己的巔峰時段后，你就不要錯失這些寶貴時間，珍惜每一分每一秒，實(shí)現(xiàn)高效量產(chǎn)。圖片來源：@campaign_creators第三步：選擇恰當(dāng)?shù)膽?zhàn)略不同的職業(yè)角色，也會影響你的工作方式。根據(jù)創(chuàng)業(yè)教父保羅·格雷厄姆（paulgraham）所言，日程可以分為兩種：一種是執(zhí)行者日程，另一種則是管理者日程。管理者日程的核心是會議。對管理者而言，其日程形式通常都是點(diǎn)狀式的。在他們的日程表中，你可以看到很多會議日程安排。編輯或程序員等執(zhí)行者角色，他們通常都是根據(jù)管理者的日程安排，盡可能地保持高效狀態(tài)。在他們的日程表中，通常都是塊狀式的以小時為單位的日程安排，因?yàn)橹挥羞@樣他們才能保持專注，并且提供創(chuàng)造性的解決方案。如果你必須要按管理者日程來行事，但你卻在執(zhí)行者日程的框架下才能高效產(chǎn)出，那么根據(jù)格雷厄姆的建議，你可以在日常工作中把兩種日程安排方式結(jié)合起來。此外，如果你按管理者日程來行事，卻想讓自己有額外時間，那么你可以在日程安排中采用會議間隙方法。根據(jù)會議間隙方法的描述，在安排會議日程時，如果某項會議日程原計劃為1小時，那么你在設(shè)置會議日程時，應(yīng)該把這項日程的時間段按原計劃時間的1.5倍來進(jìn)行規(guī)劃，即1小時30分。這樣的安排，你就有額外時間消化會議內(nèi)容、回顧會議中遺漏的問題或者就單純地休息。如果間隙時間特別長的話，你還可以解決緊急事項，以免耽誤自己的重要事項。圖片來源：@esteejanssens在經(jīng)營自己的公司時，我曾經(jīng)嘗試著按執(zhí)行者日程來行事，但后來我發(fā)現(xiàn)我應(yīng)該安排一個混合日程。每天下午，我都是按管理者日程來安排自己的各項事務(wù)，而早上則是按執(zhí)行者日程來安排的。在早上的時段里，我會安排塊狀時間段進(jìn)行深度思考和工作。當(dāng)然，你還可以嘗試用達(dá)芬奇日程安排法來規(guī)劃自己的事項。達(dá)芬奇日程安排法的核心，是將自己的在一天中的深度專注時間分為硬深度時間和軟深度時間。硬深度時間用來處理較難且極具挑戰(zhàn)的事項，通常把它安排在每周工作日前三天的某固定時段；而軟深度時間則用來處理可以輕松應(yīng)對的事項，通常安排在每周工作日后兩天的某固定時段。此外，你也可以嘗試3天專注工作法，根據(jù)自己的實(shí)際工作內(nèi)容，在一周中預(yù)留三天，并用來專注于某項工作。無論采取何種日程安排方式，重要的是，找到自己的巔峰時段，并在該時段優(yōu)先安排重要的事項。此外，不要一味地為了管理日程和時間而建立徒有虛名的待辦事項清單。圖片來源：寫在后當(dāng)我們在巔峰時段保持高度專注時，我們可以產(chǎn)出更高效的業(yè)績；同時，工作結(jié)果也可以變得更有連貫性。此外，在必要的情況下，我們還可以延長自己的工作時間，并且不會產(chǎn)生精疲力盡的感覺。另外值得一提的是，巔峰時段也可能隨著時間而不斷地變化。這個月保持高效的時間段，也許下個月會變得效率異常低下。因此，要學(xué)會了解并認(rèn)清自己的能量水平，關(guān)注并記錄其可能存在的變化。評估、再調(diào)整，然后繼續(xù)向前。你的所作所為，也許連你自己都會大吃一驚。編譯組出品。
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編者按：作者jonlevy是一位研究人類行為的科學(xué)家。他在本文提供了5種有科學(xué)理論支持并且可操作性較強(qiáng)的方法，可以有效的增加工作樂趣。每個人都聲稱想要一個有趣、令人興奮和感到滿足的職業(yè)。作為一名研究人類行為的科學(xué)家，我是生活方式工程的忠實(shí)信徒——創(chuàng)造一種能讓你滿足并讓你過上你想要的生活的工作環(huán)境。雖然發(fā)展恰當(dāng)?shù)钠胶饪赡苄枰獛啄甑臅r間，但你可以做一些事情來改善你的工作環(huán)境。首先，你需要問自己兩個問題:你打算在這份工作上耕耘足夠長的時間，讓它值得付出努力嗎?你愿意付出努力而不僅僅把工作當(dāng)成是賺取薪水的一種方式嗎?如果你對兩者都有答案，那么這些科學(xué)支持的方法可以幫助你。1.嘗試“心流”1990年，研究員米哈里·契克森米哈發(fā)布了一本名為《心流：**體驗(yàn)的心理學(xué)》的書。他描述了一種心理狀態(tài),涉及各行各業(yè)的人，從體育到文學(xué)領(lǐng)域。當(dāng)人們表現(xiàn)出**狀態(tài)，并且完全投入到他們的活動中，就會感到輕松。他們進(jìn)入心流狀態(tài)，甚至可能會失去時間概念。要進(jìn)入這個狀態(tài)，你必須參與到你的技能范圍之外的事情。它必須是非常困難的，你可以通過完成它來成長或改進(jìn)——但也沒有難到你無法企及。另一位作家斯蒂芬·科特勒探討了更快地進(jìn)入心流狀態(tài)是怎樣導(dǎo)致了人類成就的巨大飛躍。“超人的崛起:破譯人類表現(xiàn)的科學(xué)”包括了人們學(xué)習(xí)速度加倍的例子。2.促進(jìn)興奮一組來自埃默里大學(xué)醫(yī)學(xué)院和博伊爾醫(yī)學(xué)院的研究人員發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人們以一致的間隔期待獲得獎勵時，大腦快感中心的反應(yīng)會更小。如果獎勵是不可預(yù)知的，那么同樣的區(qū)域會做出更強(qiáng)烈的反應(yīng)。這些被稱為間歇性獎勵。在工作中，問：你如何提供間歇性的或不可預(yù)知的獎勵或機(jī)會？這可能就像在隨意的日子里帶上甜點(diǎn)一樣簡單，或者在共同空間的“碰撞”中促成創(chuàng)造性的對話。3.確定激勵因素當(dāng)我在銷售部門工作時，我有一個“非傳統(tǒng)”的老板，至少可以說。在一個銷售周期中，他同意如果我們達(dá)到一個具體的目標(biāo)，他就會把頭發(fā)染成綠色。它可能看起來很幼稚，但它給了團(tuán)隊一個集結(jié)點(diǎn)，讓工作變得更有趣。有一個超出標(biāo)準(zhǔn)配額和需求的目標(biāo)激勵我們付出額外的努力。你能和你的同事玩什么樣的游戲?根據(jù)目標(biāo)、客觀情況和個人興趣，你能和其他公司的辦公室有什么樣的對抗?誰知道呢——你可能會讓你的老板做一些尷尬的事情來換取你要去做的工作。4.獲得新視角你后一次移動工作空間是什么時候?比如換到不同的椅子、前往公共空間、辦公室或咖啡館。研究發(fā)現(xiàn)改變一個人的位置可以幫助一個人更好地學(xué)習(xí)。如果你的工作需要記憶和學(xué)習(xí)，那就改變你的環(huán)境。同樣，對于那些工作需要集中注意力的人來說，休息是至關(guān)重要的。密歇根大學(xué)的研究人員研究了一項被稱為注意力恢復(fù)理論(art)的原則。他們研究了穿過兩種不同的景觀——一個植物園和一個市中心走廊——是如何影響學(xué)生的認(rèn)知思維能力。研究人員比較了學(xué)生在散步前后的認(rèn)知功能得分。穿過植物園的個人表現(xiàn)出明顯的改善，而那些步行到市區(qū)的人卻沒有看到太多變化。5.使用番茄時間管理法有些項目一開始可能看起來令人不知所措，但把你的時間用在比完成工作更有吸引力的事情上是很容易拖延的。“番茄工作法”是由弗朗西斯科·西里洛在上世紀(jì)80年代末發(fā)明的一種時間管理方法，可以使工作和生活兩者都獲得**的效果。西里洛用一個傳統(tǒng)的廚房定時器把他的時間分成集中的、25分鐘不間斷的工作時段。工作25分鐘后再進(jìn)行必要的休息。這種方法可以幫助你把注意力集中在完成任務(wù)的同時，還能在急需的休息時間內(nèi)完成任務(wù)?！揪幾g組出品】編輯：楊志芳